Eine der wichtigsten Führungsaufgaben ist der regelmäßige direkte Austausch mit den direkt geführten Mitarbeitern unter vier Augen. Dieser regelmäßige Austausch ist auch dann notwendig und sinnvoll, wenn Chef und Mitarbeiter im Tagesgeschäft eng zusammenarbeiten oder die Tür beim Chef dem Mitarbeiter jederzeit für ein Gespräch offen steht. Diese laufende Kommunikation ist sehr wichtig für die Qualität der Zusammenarbeit und auch für eine kurzfristige ad-hoc-Kommunikation sollte immer die Möglichkeit bestehen – trotzdem sollte der Vorgesetzte mit seinem Mitarbeitern in regelmäßigem Turnus feste Besprechungstermine vereinbaren und auch wann immer möglich konsequent durchführen. Nach wie vor passt der Begriff „Jour Fixe“ am besten für dieses Format.
Durch dieses Format erhalten beide Beteiligten die Möglichkeit geplant wichtige Themen zu besprechen, die in der täglichen Kommunikation oder der ad-hoc-Kommunikation verloren gehen können oder nicht in der notwendigen Tiefe besprochen werden können, da die Vorbereitung auf den Termin fehlt.
Den Turnus und die Länge der Jour Fixe sollten die Beteiligten individuell und situationsabhängig festlegen. Wichtig ist die Regelmäßigkeit, also etwas alle 2-4 Wochen und weniger die tatsächliche Länge. Die sollte je nach Anzahl und Bedeutung der Themen flexibel gehandhabt werden und liegt idealerweise zwischen 30-60 Minuten. Wenn es wenig zu besprechen gibt, dann bleibt die Zeit noch kürzer. Stehen mehr Themen im Gespräch an, dann sollte in gemeinsamer Absprache etwas mehr Zeit genommen werden. Aber Vorsicht: Wenn Jour Fixe länger als 90 Minuten dauern, dann sind sie nicht mehr das richtige Format, denn dann finden sie entweder zu selten statt und es entsteht ein „Themenstau“ oder die Themen sind so umfangreich, dass es besser wäre, fokussierte Arbeitstermine zum jeweiligen Thema separat zu veranstalten. Idealerweise findet das Jour Fixe persönlich statt, kann aber auch über Online-Formate oder zur Not auch telefonisch erfolgen.
Jour Fixe sollen dabei nicht die tägliche Kommunikation und die ad-hoc-Kommunikation ersetzen. Chefs, die nur noch alle 3 Wochen im Jour Fixe mit ihrem Mitarbeiter sprechen und dazwischen gar nicht mehr, sind auf dem falschen Weg.
Die Vorbereitung und Dokumentation der Jour-Fixe sollten möglichst pragmatisch gehandhabt werden. Es bedarf weder einer Agenda noch eines Protokolls. Allerdings sollten die Beteiligten dem Jour Fixe eine Struktur geben, indem bestimmte immer wiederkehrende Themenbereiche auftauchen. Bei wichtigen Themen sollte eine pragmatische Vorab-Info erfolgen, dass das Thema ansteht, damit sich die Beteiligten besser vorbereiten können und das Jour Fix effektiver verläuft. Im Jour Fixe getroffene Vereinbarungen oder Termine sollten kurz notiert werden, damit sie nicht verloren gehen und ggf. beim folgenden Jour Fixe noch einmal gecheckt werden können.
Nicht zu unterschätzen ist dabei der Effekt, dass sich der Mitarbeiter durch die zur Verfügung gestellte exklusive Zeit mit seinem Chef wertgeschätzt fühlt. Vorgesetzte behalten zudem einen engen Draht zum Mitarbeiter.
Natürlich kosten Jour Fixe Zeit, aber regelmäßig durchgeführte Jour Fixe machen die Kommunikation effizienter und effektiver und sind daher eine Investition in die Qualität der Zusammenarbeit. Auch wenn so bei einer Zahl von 4-8 direkt geführten Mitarbeitern schon einmal 1-2 Jour-Fixe in jeder Woche zusammen kommen so ist diese Zeit doch hervorragend investiert.
Zum Thema Jour Fixe daher heute einmal die folgenden Fragen:
1. Wie regelmäßig nehme ich mir Zeit für meine direkt geführten Mitarbeiter?
2. Welche Themen möchte ich in einem Jour-Fixe besprechen?
3. Welche Themen möchten meine Mitarbeiter mit mir besprechen?
4. Wie viel Zeit nimmt sich mein Vorgesetzter für mich?
5. Welche Vorteile sehe ich in der Durchführung von Jour-Fixe?
Wie immer wünsche ich ein schönes Wochenende und viel Glück und Erfolg bei allem, was Sie tun.
Ihr / Euer Frank Bönning