Viele Führungskräfte nehmen für sich in Anspruch, ihre Tür stünde ihren Mitarbeitern jederzeit offen. Sie gehen daher davon aus, wenn ihre Mitarbeiter nicht durch diese Tür kommen, dass dann schon alles in Ordnung sei. Das ist eine Fehleinschätzung. Während zwar eine geschlossene Tür zum Büro des Chefs signalisieren kann: „Bitte nicht stören“, bedeutet eine geöffnete Tür noch lange nicht, dass dies wirklich eine Einladung an die Mitarbeiter ist, sich bei Themen auch kurzfristig an den Chef wenden zu können. Dazu braucht es mehr als eine geöffnete Tür. Dazu braucht es die richtige Haltung des Chefs, wie er für seine Führungskräfte erreichbar und ansprechbar sein will und das richtige Verhalten, wenn der Mitarbeiter dann in der Tür steht. Reagiert er da falsch, dann wird es wahrscheinlich das letzte Mal gewesen sein, dass der Mitarbeiter persönlich vorbeikommt und stattdessen lieber eine Mail schickt oder anruft.
Darüber sollte der Chef mit seinen Mitarbeitern sprechen, damit hier die „Spielregeln“ klar sind. Natürlich braucht es diese Spielregeln. So sehr wir uns alle vielleicht auch hierarchiefreie Unternehmen wünschen – auch der Chef hat – wie alle - Anspruch auf ungestörte Zeit, in der er sich ganz auf seine Arbeit konzentrieren kann. Trotzdem muss er zum richtigen – nämlichen wichtigen – Zeitpunkt für seine Mitarbeiter da sein und das sollte er vorher ganz klar mit seinen Mitarbeitern besprechen.
Bei welchen Themen sollen die Mitarbeiter nicht zögern, vorbei zu kommen? Wann reichen andere Kommunikationsformen wie eine Mail oder ein Telefonat? Sollen die Mitarbeiter vorher kurz anrufen um sich unnütze Wege zu ersparen? Was bedeutet es, wenn die Tür geschlossen ist?
Noch wichtiger ist aber, wie sich der Chef verhält, wenn die Mitarbeiter von diesem Angebot Gebrauch machen und da können selbst Kleinigkeit das genaue Gegenteil von dem signalisieren, was der Chef anbieten wollte. Wer als Chef hinter seinem Schreibtisch verharrt und den Mitarbeiter – womöglich noch ohne ihm einen Platz anzubieten – vor dem Schreibtisch stehen lässt, signalisiert alles andere als dass er sich wirklich in dem Moment Zeit nimmt und den Mitarbeiter willkommen heißt. Wer, während der Mitarbeiter spricht, Akten liest, sein Handy bearbeitet oder Emails liest zeigt ebenfalls sehr deutlich, dass er nicht bei der Sache ist. Noch schlimmer ist es, wenn der Chef telefoniert, den Mitarbeiter hinein winkt und dann minutenlang im Büro sitzen und dem Telefonat zuhören lässt. Auch zwischendurch raus zu rennen oder andere Mitarbeiter oder Kollegen während des Gesprächs ins Büro kommen lassen zeugt mehr von Unhöflichkeit und fehlender Wertschätzung als von einer Politik der "offenen Türen."
Natürlich können kurze Infos oder Rückfragen auch einmal zwischen „Tür und Angel“ geklärt werden. Wann immer es aber um ein Thema geht, bei dem der Mitarbeiter die Aufmerksamkeit des Chefs in einem für ihn wichtigen Thema braucht, selbst wenn es nur wenige Minuten sind, sollte der Chef einige einfache Regeln beachten, damit sich der Mitarbeiter ernst genommen und willkommen fühlt: Kommen Sie hinter dem Schreibtisch hervor und bieten Sie, wenn möglich, Ihrem Mitarbeiter einen Platz am Besprechungstisch an. Schließen Sie die Tür, wenn es um ein vertrauliches oder wichtiges Thema geht, dass keine Ablenkung erfahren soll. Lassen Sie alles andere – Emails, Handy – beiseite und seien Sie ganz beim Anliegen Ihres Mitarbeiters. Geben Sie ihm das Gefühl, dass er keineswegs stört, sondern dass Sie sich ernsthaft Zeit für ihn und sein Anliegen nehmen und er exklusive Zeit mit Ihnen und Ihrer Aufmerksamkeit verbringt.
Natürlich sollten Sie dabei Ihr eigenes Zeitmanagement nicht aus dem Blick verlieren. Versuchen Sie schnell heraus zu finden, um was es dem Mitarbeiter geht und wie lange das Thema wohl in Anspruch nehmen wird. Geht es um eine Information? Muss eine Entscheidung getroffen werden? Wie wichtig und wie dringend ist das Thema? Sagen Sie Ihrem Mitarbeiter bei Bedarf, wenn die Zeit nicht ausreicht und vereinbaren Sie ggf. einen Termin, an dem es besser passt und sie mehr Zeit haben, das Thema zu klären. Schicken Sie aber keinesfalls Ihren Mitarbeiter wieder weg, ohne dass er Ihnen zumindest das Thema genannt hat. Soviel Zeit sollten Sie sich immer nehmen, wenn Ihre Türe offen steht. Wenn Sie diese Zeit nicht haben, dann machen Sie die Tür zu und sagen Sie, dass Sie jetzt keinesfalls gestört werden wollen. In diesem Fall bieten Sie einfach Ihrem Mitarbeiter an, von sich aus auf ihn zu zugehen, wenn die Zeit wieder da ist.
Zum Thema „Offene Tür für Mitarbeiter“ heute die folgenden Fragen:
1. Ist meine Tür häufiger offen oder häufiger zu?
2. Wissen meine Mitarbeiter, was eine geschlossene Tür zu bedeuten hat?
3. Wie reagiere ich, wenn ein Mitarbeiter mit einem Thema zu mir kommt genau?
4. Was kann ich tun, um meinen Mitarbeitern zu zeigen, dass mit ihr Besuch willkommen ist?
5. Welche Fragen stelle ich zu Beginn des Gespräches?
Wie immer wünsche ich ein schönes Wochenende und viel Glück und Erfolg bei allem, was Ihr tut.
Euer / Ihr Frank Bönning