Immer wieder haben Führungskräfte in ihrem Verantwortungsbereich neue Stellen zu besetzen. Egal ob Ersatz- oder Neueinstellung. Es ist eine wichtige Führungsaufgabe dafür zu sorgen, dass der neue direkte Mitarbeiter bestmöglich in den ersten 100 Tagen integriert wird. Dabei muss die Führungskraft die Integration aus bis zu vier Perspektiven angehen. Nur so stellt sie sicher, dass die Neubesetzung schnell wirkungsvoll im Unternehmen ankommt.
Erstens geht um den Aufbau einer stabilen bilateralen Führungsbeziehung zwischen dem neuen Mitarbeiter und der Führungskraft. Zweitens muss der neue Mitarbeiter ins bestehende Team integriert werden. Drittens muss der Mitarbeiter Fuß im Unternehmen als Ganzes fassen und schließlich geht es darum, den Mitarbeiter auch an den Schnittstellen zu Kunden und anderen externen Geschäftspartnern zu platzieren.
Natürlich haben diese vier Perspektiven der Integration viele gemeinsame Schnittmengen: Das entscheidende ist aber, dass sich die Führungskraft diese 4 Sichtweisen bewusst macht und planvoll angeht. Damit der Mitarbeiter nach 100 Tagen als „voll integriert“ und „im Unternehmen angekommen“ betrachtet werden kann, darf keine Perspektive fehlen.
Viele Führungskräfte gehen zu unstrukturiert in diesen Prozess und schnell fällt eine oder mehrere Perspektiven „hinten runter“. Das verhängnisvolle dabei: Die ersten 100 Tage lassen sich nicht wiederholen. Was am Anfang versäumt wird, prägt für lange Zeit die weitere Zusammenarbeit und kann im Extremfall sogar zum Scheitern der Neubesetzung führen.
Daher sollte die Führungskraft sehr planvoll vorgehen. Da meist aus der Bewerbungsphase heraus schon eine Beziehung zwischen dem neuen Mitarbeiter und dem direkten Vorgesetzten entstanden ist, geht es im ersten Schritt darum, diese bilaterale Führungsbeziehung zu stärken. Die Führungskraft sollte noch in der ersten Woche des Starts des neuen Mitarbeiters einen gemeinsamen Termin machen, um die wechselseitigen Erwartungen und Wünsche in der Führungsbeziehung zu klären bzw. anknüpfend an die Bewerbungsgespräche zu vertiefen. Wie wird miteinander kommuniziert? Wie viel Freiraum braucht und erhält der Mitarbeiter? Was ist Führungskraft und Mitarbeiter in den ersten 100 Tagen der Zusammenarbeit wichtig? Was muss passieren, damit beide nach 100 Tagen ein positives Fazit ziehen?
Unmittelbar danach sollte ein strukturiertes Gespräch mit dem ganzen Team erfolgen. Auch hier ist die Führungskraft gefragt, die zweite Perspektive, die Team-Integration, sicher zu stellen. Es geht auch hier darum ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln, was neuer Mitarbeiter, Team und Führungskraft nach 100 Tagen als erfolgreiche Integration ins neue Team verstehen. Einiges davon braucht die Führungskraft nur anzustoßen. Das meiste läuft dann in der direkten Interaktion zwischen dem neuen Mitarbeiter und dem Team. Die Führungskraft sollte aber auch hier am Ball bleiben und sich regelmäßig informieren, wie die Integration ins Team voranschreitet, sowohl in bilateralen Gesprächen mit dem neuen Mitarbeiter und einzelnen Team-Mitgliedern als auch in wenigstens einem gemeinsamen Termin mit dem gesamten Team auf der Hälfte der Strecke und kurz vor Ende der 100 Tage.
Auch die dritte Perspektive ist Führungsaufgabe, allerdings unter Einbindung des gesamten Teams. Die Führungskraft muss dafür sorgen, dass alle relevanten Stellen im Unternehmen den neuen Mitarbeiter kennen lernen und umgekehrt der Mitarbeiter die Gelegenheit erhält, sich im Unternehmen zu vernetzen. Nur so bekommt der neue Mitarbeiter ein Gefühl für die Kultur im Unternehmen und die Art der Zusammenarbeit. So dringend ein neuer Mitarbeiter auch meist gebraucht wird: Im Einarbeitungsplan muss genug Freiraum für das Kennenlernen der anderen Abteilungen sein.
Perspektive Nummer Vier, also Integration in Richtung Kunden und anderer externer Geschäftspartner ergibt sich meist von allein aus dem Aufgabenspektrum und dem Kontext der Einstellung des Mitarbeiters. Hier ist das bestehende Team in die Pflicht zu nehmen, den Mitarbeiter bestmöglich an den externen Schnittstellen zu bekannt zu machen, einzuarbeiten und zu unterstützen. Dabei ist insbesondere sicher zu stellen, dass die Integration in Team und Unternehmen schon weitgehend voran geschritten ist, bevor der neue Mitarbeiter an den externen Schnittstellen aktiv wird. Dies sichert den professionellen Auftritt nach außen und gibt dem neuen Mitarbeiter Sicherheit an der externen Schnittstelle.
Werden alle vier Perspektiven strukturiert und planvoll – auch im Rahmen eines zuvor mit allen Beteiligten abgestimmten Einarbeitungsplans – bespielt, dann gelingt die Integration des neuen Mitarbeiters in den ersten so wichtigen 100 Tagen.
… und hier die zum Thema passenden 5 Fragen zur Selbstreflektion:
1. Was sind meine wichtigsten drei Erwartungen an einen neuen Mitarbeiter in meinem Team?
2. Wann ist für mich persönlich die Integration eines neuen Mitarbeiters nach 100 Tagen erfolgreich?
3. Was erwarte ich von meinem Team in dieser Phase der Integration?
4. Welche 3 Dinge zeichnen mein Unternehmen als Ganzes in der Zusammenarbeit aus?
5. Was ist meine persönliche Verantwortung bei der Integration des neuen Mitarbeiters?
Dieses Mal wünsche ich Ihnen persönlich nicht nur viel Glück und Erfolg bei allem, was Sie tun, sondern Ihnen und Ihrer Familie vor allem ein frohes Weihnachtsfest.
Ihr Frank Bönning