Unternehmen sind arbeitsteilig organisiert und fassen gleichartige Aufgaben und Funktionen häufig in Abteilungen zusammen. Nachteil dieser funktionalen Organisationsform ist es, dass die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen erschwert wird. Die Bündelung in Abteilungen führt zwar zu einer Spezialisierung auf einzelne Aufgaben wie Vertrieb, Einkauf, Buchhaltung oder Produktion, aber gleichzeitig steigt die Gefahr, dass durch diese Konzentration auf die eigenen Abteilungsaufgaben der Blick für die Aufgaben und Belange der anderen Abteilungen verloren geht.
Viele Vergütungssysteme unterstützen diesen Effekt sogar noch, indem die Abteilungsleiter allein an ihren individuellen Abteilungszielen gemessen werden und die können im Widerspruch zueinander stehen. Oft „ticken“ die einzelnen Abteilungen auch anders. So prallen etwa bei Vertrieb und Buchhaltung oder Produktion und IT manchmal (menschliche) Welten aufeinander.
Die zielführende Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen sicher zu stellen ist eine wichtige Führungsaufgabe und zwar zu aller erst von den Abteilungsleitern selbst. Die machen es sich oft zu einfach, indem sie fordern, die Geschäftsführung müsse die Zusammenarbeit der einzelnen Abteilungen sicherstellen und im Konfliktfall eingreifen. Natürlich liegt auch hier eine Verantwortung, zum Beispiel konsistente Zielsysteme für die einzelnen Abteilungen zu haben und über geeignete Formate der Regelkommunikation den Austausch zwischen den Abteilungen zu fördern. Über die Qualität der Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen entscheiden aber die Abteilungsleiter.
Grundvoraussetzung für eine gute Zusammenarbeit ist die Kenntnis über die Ziele und Aufgaben der anderen Abteilungen. Schon hier hapert es häufig. Obwohl auf derselben Etage sitzend, ist vielen Abteilungen völlig unklar, was die anderen Abteilungen eigentlich den ganzen Tag so machen, welche Ziele diese Abteilungen haben und mit welchen wichtigen Themen sie sich beschäftigen. Viele Abteilungen kommen nur an den operativen Schnittstellen des Tagesgeschäftes miteinander in Berührung und da sind Konflikte vorprogrammiert. „Warum muss ich für die Buchhaltung immer dieses Formular ausfüllen?“ oder „Was fragt das Controlling da jetzt schon wieder für Informationen von mir ab?“ oder „Warum reagiert die IT nicht sofort auf meine Fehlermeldung?“.
Natürlich arbeiten viele Abteilungen auf der operativen Ebene auch sehr gut zusammen und das wechselseitige Frotzeln über „die vom Vertrieb“ oder das „typisch Controlling“ gehören in vielen Unternehmen fast zum guten Ton. Schnell kann es aber auch in der Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen zu ernsthaften Problemen und Konflikten kommen, die bis auf den Kunden durchschlagen können und das Klima zwischen den Abteilungen vergiften.
Dann ist die Führungskraft gefragt. Sie muss zunächst sicherstellen, dass ausreichend Kenntnis über die anderen Abteilungen besteht. Sie muss bei absehbaren Konflikten aktiv auf den Abteilungsleiter der anderen Abteilung zugehen und mit ihm das Problem lösen. Sie muss mit gutem Beispiel vorangehen und muss respektvoll über die anderen Abteilungen sprechen und um Verständnis für die Belange der anderen werben. Sie muss bereit sein, bei Problemen der anderen Abteilung zu helfen und sie muss zusammen mit den anderen Abteilungsleitern dafür sorgen, dass die Prozesse an den Schnittstellen zwischen den Abteilungen gut organisiert sind.
Zum Thema „Zusammenarbeit mit den anderen Abteilungen“ stellen Sie sich daher doch einmal die folgenden Fragen:
1. Wie viel wissen meine Mitarbeiter und ich selbst über die Aufgaben und Ziele der anderen Abteilungen und umgekehrt?
2. Was kann ich tun, damit meine Mitarbeiter und ich mehr über die anderen Abteilungen erfahren?
3. Wie rede ich gegenüber meinen Mitarbeitern über andere Abteilungen?
4. Welchen Beitrag leiste ich, um Konflikte an den Schnittstellen zu anderer Abteilungen zu lösen?
5. Was wünschen sich Abteilungsleiter und Mitarbeiter anderer Abteilungen von meinen Mitarbeitern und mir?
Wie immer wünsche ich ein schönes Wochenende und viel Glück und Erfolg bei allem, was Sie tun.
Ihr / Euer
Frank Bönning