Per Email kommunizieren zu können ist Fluch und Segen zugleich. Einerseits ermöglichen Emails eine effektive und schnelle Kommunikation und Verteilung und Weiterverarbeitung von Informationen. Andererseits führt dies bei den Empfängern zu einer Informationsflut, die kaum noch beherrschbar ist, da mit Zunahme der Anzahl empfangener Emails die Aufmerksamkeitsspanne immer weiter in den Keller geht.
Auch den jeweils richtigen "Stil" bei einer Email zu treffen ist schwierig. Der eine mag kurze und knackige Mails, die ein anderer als harsch und unhöflich empfindet. Der eine schreibt ausführliche und detaillierte Mails, die ein anderer schon nach zwei Sätzen gar nicht mehr lesen mag.
Manche Emails können sogar großen Schaden anrichten, wenn ihre Inhalte missverständlich oder für den gewählten Verteiler nicht geeignet sind, weil zum Beispiel vertrauliche Informationen an den falschen Empfängerkreis gehen.
Gerade als Führungskraft sollten Sie daher sehr darauf achten, welche Informationen per Email sinnvoll verteilt werden können und wann es nur im Telefonat oder im persönlichen Gespräch geht. Sie sollten auch mit Ihrem Chef sprechen und wissen, wie dieser zur Kommunikation mit Mails steht und welchen Kommunikations-Stil er bei Mails bevorzugt.
Zugleich sollten Sie Vereinbarungen mit den Mitarbeitern ihres Verantwortungsbereiches treffen, wann und wie Sie als Führungskraft von Ihren Mitarbeitern per Mail informiert werden wollen und wann nicht.
Tabu sind Mails grundsätzlich in der Konfliktlösung. Ganz im Gegenteil. Mails als falsches Kommunikationsmedium sind oft sogar die Ursache von Missverständnissen und Konflikten.
Per Mail ausgetragene Konflikte werden zudem mit großer Sicherheit immer weiter eskalieren, erst Recht, wenn ein großer Verteiler bei der Eskalation "zuschaut" oder der Vorgesetzte durch Setzen in „Kopie“ in den Konflikt (mit Absicht) hineingezogen wird.
In der Mail wird – sobald der Konflikt beginnt – fortan jedes Wort auf die Goldwaage gelegt und steht für immer schwarz-auf-weiß im Raum. Selbst wenn der Verfasser einen Satz so gar nicht gemeint hat, mag er völlig anders beim Empfänger ankommen. Durch den fehlenden persönlichen Kontakt (Stimme, Körpersprache, Augenkontakt) fehlen für die Kommunikation wichtige Elemente, um sich besser zu verstehen. So schaukelt sich ein Konflikt schnell von Mail zu Mail hoch und macht die Konfliktlösung immer schwerer, zumal einmal Geschriebenes "schwarz auf weiß" im (digitalen) Raum steht.
Daher sollten Sie als Vorgesetzter sehr darauf achten, dass konfliktbeladene oder schwierige Themen und Entscheidungen zunächst persönlich oder zumindest am Telefon besprochen werden und nicht ihren Anfang in einer Mail nehmen. Dies sollten Sie auch zur Regel für Ihre Mitarbeiter untereinander machen. Auch wenn Sie als Vorgesetzter in den Mailverkehr im Verteiler hineingezogen werden, müssen Sie intervenieren und die Beteiligten an einen Tisch bringen.
Stellen Sie sich und Ihren Mitarbeitern daher die folgenden fünf Fragen:
1. Gibt es etwas, was mich am aktuellen Umgang mit Mails in meinem Bereich stört?
2. Wissen meine Mitarbeiter, welche Informationen ich per Mail haben will und welche nicht und welchen Stil ich bevorzuge?
3. Weiß ich, welche Informationen mein Vorgesetzter per Mail haben will und welche nicht und welchen Stil er bevorzugt?
4. Wie stellen wir sicher, das auch neue Mitarbeiter wissen, wann wir Mails nutzen und wann nicht?
5. Wie reagiere ich, wenn ich sehe, dass in meinem Bereich Konflikte zwischen Mitarbeitern per Mail ausgetragen werden?
Wie immer wünsche ich ein schönes Wochenende und viel Glück und Erfolg bei allem, was Sie tun.
Ihr
Frank Bönning