Jede Führungskraft wird in ihrem Verantwortungsbereich mit eigenen Fehlern, Fehlern von Mitarbeitern, Fehlern vom Chef und Fehlern von Kollegen konfrontiert. Wie die Führungskraft mit diesen Fehlern umgeht, sagt viel über die Qualität der Führung aus. Noch mehr über die Qualität der Führung sagt aber aus, wie schnell Fehler überhaupt offenbart werden. Grundvoraussetzung, um überhaupt mit einem Fehler funktional und zielführend umzugehen ist, dass der Fehler überhaupt der Führungskraft oder den Kollegen bekannt wird und vor allem, dass dies unmittelbar geschieht, sobald der Fehler aufgetreten ist.
Schlimmer noch, als die möglichen negativen Auswirkungen eines Fehlers selbst ist es, wenn der Fehler gar nicht oder erst viel, viel später bekannt wird oder womöglich sogar komplett verschwiegen wird. So wird der positive Effekt eines Fehlers, nämlich das Potential einer Verbesserung und Entwicklung verschenkt. Dabei geht es nicht um die kleineren, in ihren Auswirkungen unbedeutenden Fehler, auch wenn die tatsächlichen Auswirkungen eines Fehlers nicht immer sofort klar sind sondern um Fehler, die Wirkung erzeugen oder die in einem Kontext geschehen, bei denen ihre beständige Wiederholung nicht ausgeschlossen werden kann.
Die Führungskraft muss also zunächst ihr Fehlermanagement damit beginnen, dass sie – noch bevor überhaupt der erste Fehler passiert ist – eine Kultur und ein Klima in ihrem Verantwortungsbereich zu schaffen, welches es den Mitarbeitern ermöglicht, Fehler sofort bei ihren Kollegen und / oder der Führungskraft anzusprechen, sobald sie bemerkt werden.
Es gilt für die Führungskraft, die Hemmnisse zu beseitigen, die ansonsten zu einem Verschweigen oder Vertuschen von Fehlern führen und das ist in erster Linie Angst vor den Konsequenzen und der Ärger über sich selbst, dass es zu dem Fehler gekommen ist. Angst vor der Bekanntgabe von Fehlern zu nehmen, heißt, den Mitarbeitern psychologische Sicherheit zu geben – wichtigste Grundvoraussetzung für ein effektives Fehlermanagement. Jeder Mitarbeiter muss sicher sein, dass allein das sofortige Ansprechen eines Fehlers vom Chef und vom Team positiv gesehen wird und das jeder sicher weiß, dass er Fehler machen und umgehend ansprechen darf, wenn sie geschehen. Das bedeutet nicht, dass die Fehler ohne Konsequenzen bleiben und es bedeutet auch nicht, das der Mitarbeiter damit die Verantwortung für einen Fehler auf den Chef abschiebt oder mit den Kollegen sozialisiert. Aber es muss Sicherheit bestehen, dass mit dem Fehler angemessen und funktional umgegangen wird.
Vor dem Hintergrund sollte eine Führungskraft, sobald sie von ihrem Mitarbeiter von einem Fehler erfährt und es sich nicht von alleine aus dem Kontext ergibt, immer nachfragen, seit wann der Mitarbeiter von dem Fehler weiß. Wird dann offenbar, dass „zu spät“ über den Fehler informiert wurde, dann muss dies vom Chef thematisiert werden: „Was hat Sie davon abgehalten, mich früher zu informieren?“ oder „Welche Vorteile hätte es gehabt, wenn Sie mich früher informiert hätten?“ sind geeignete Fragen, beim Mitarbeiter nicht nur auf die „zu späte“ Information einzugehen sondern dabei auch gleich einen Prozess anzuregen, über die Gründe nachzudenken bzw. für die Zukunft zu einer Verhaltensänderung zu kommen.
Dabei muss sich die Führungskraft ihrer Vorbildfunktion besonders bewusst sein. Sagt sie zwar ihren Mitarbeitern, dass sie Fehler machen dürfen und sie möglichst schnell informiert werden möchte, reagiert dann aber im konkreten Fall nicht funktional, in dem Sinne, dass sie die Ängste, einen Fehler zu machen sogar bestätigt, indem sie etwa den Mitarbeiter vor versammelter Mannschaft für den Fehler angeht oder emotional aus der Rolle fällt, dann war es das mit einem funktionalen Fehlermanagement der Führungskraft.
Zum Thema Fehlermanagement und dem Thema rechtzeitiger Information bei Fehlern heute die folgenden Fragen:
1. Welche Fragen stelle ich, wenn ich von einem meinem Mitarbeiter über Fehler informiert werde?
2. Wie wichtig ist es mir persönlich, dass ich zeitnah über Fehler informiert werde?
3. Wie reagiere ich konkret, wenn ich von einem gravierenden Fehler in meinem Verantwortungsbereich erfahre?
4. Wie kann ich meinen Mitarbeitern noch mehr psychologische Sicherheit geben, dass Fehler gemacht und sofort offenbart werden können?
5. Wann habe ich das letzte Mal mit meinen Mitarbeitern über den Umgang mit Fehlern gesprochen?
Wie immer wünsche ich ein schönes Wochenende und viel Glück und Erfolg bei allem, was Sie tun.
Euer / Ihr Frank Bönning