In fast allen Mitarbeiterbefragungen werden zum Thema „Informationsweitergabe“ den Führungskräften schon fast traditionell schlechte Noten ausgestellt. Zu Fragen wie: „Erhalten Sie von Ihrer Führungskraft alle zur Aufgabenerfüllung notwendigen Informationen?“ oder „Über wichtige Veränderungen im Unternehmen werde ich rechtzeitig und umfassend informiert?“ wünschen sich die meisten Mitarbeiter eine verbesserte Information und Kommunikation im Unternehmen.
Obwohl in den letzten Jahr die Weitergabe von Informationen durch immer mehr Informationskanäle scheinbar im besser unterstützt wird, wie zum Beispiel Intranet-Plattformen, Newsletter, Pod- und Vodcasts, Mitarbeiter-Apps usw. bleibt der Eindruck, als Mitarbeiter nicht ausreichend informiert zu sein offenbar bestehen.
Dabei könnte es durchaus sein, dass gerade diese technischen Möglichkeiten den Blick darauf verstellen, dass die Weitergabe von Informationen ein sehr persönlicher Prozess ist, der direkt zwischen Menschen – in diesem Fall Führungskraft und Mitarbeiter – ablaufen sollte und neben der Weitergabe von Informationen vor allem eines ist: Ein Ausdruck von Wertschätzung gegenüber dem Mitarbeiter und seiner Arbeit.
Wenn in einem Unternehmen die Weitergabe von Informationen als verbesserungswürdig eingefordert wird, dann verweisen viele Führungskräfte nahezu reflexartig darauf, dass man doch schon ständig kommunizieren würde. Mitarbeiterzeitschriften, Rundmails, die neue Mitarbeiter-App. Was sollen wir denn noch machen?
Zunächst gilt es zu verstehen, dass Mitarbeiter, die angeben, sich schlecht informiert zu fühlen, eigentlich etwas anderes zum Ausdruck bringen wollen, nämlich dass Sie sich auf der Beziehungsebene nicht wertgeschätzt fühlen. Jede Information hat neben ihrem sachlichen Inhalt immer auch eine Beziehungsebene und es liegt an der Führungskraft, diese Beziehungsebene bei der Informationsweitergabe genauso im Blick zu behalten, wie die eigentliche Sachinformation.
Leider beurteilen viele Führungskräfte die Frage, welche Informationen überhaupt an welchen Mitarbeiter, zu welchem Zeitpunkt weiter gegeben werden allein nach der Sachebene. "Muss ich meinen Leiter der Buchhaltung jetzt schon informieren, dass wir in einem Jahr einen großen Neuauftrag starten? Sachlich hat der doch erst einmal damit gar nichts zu tun, frühestens in einem Jahr, wenn die ersten Rechnungen verbucht werden."
Sachlich mag es richtig sein, dass die Buchhaltung diese Info jetzt noch nicht unbedingt braucht. Doch neben der reinen Sachinfo, würde ja bei Weitergabe der Information auch die Beziehungsebene angesprochen: „Du bist Leiter der Buchhaltung. Du bist wichtig in diesem Unternehmen und Du sollst über Vertriebserfolge genauso informiert sein, wie andere Bereichsleiter auch. Ich möchte, dass Du den Vorgang kennst, wenn Du von anderer Seite auf den Neuauftrag angesprochen wirst oder Du schon jetzt Folgen für Deinen Bereich erkennst.“
Gelangt nun diese Info über den Auftragsgewinn gar nicht oder wird sie zu spät oder auf einem unpassenden Kanal oder über Dritte an den Leiter der Buchhaltung herangetragen, dann ist nicht die fehlende Sachinformation das Problem, sondern die fehlende Beziehungsbotschaft. Im schlimmsten Fall wird sogar die „Nicht-Information“ zur negativen Beziehungsbotschaft: „Du bist nicht wichtig! Du musst das nicht wissen!“
Wenn also Führungskräfte die Information ihrer Mitarbeiter verbessern wollen, dann gelingt dies über persönliche Beziehungsformate wie die direkte ad-hoc-Ansprache, die laufende dynamische Weiterleitung von Informationen bei Bedarf und einen regelmäßigen institutionalisierten persönlichen Austausch in regelmäßigen Teambesprechungen. Zudem müssen Führungskräfte, die ihrerseits Führungskräfte führen, von diesen gleichfalls diese persönlichen Formate einfordern, damit die Information durchgängig über alle Ebenen imm Unternehmen funktioniert.
Natürlich bedeutet dies, dass die Führungskraft Zeit in die Information ihrer Mitarbeiter investieren muss. Aber diese Zeit ist gut investiert, denn der Nutzen gewaltig: Die Mitarbeiter fühlen sich gut informiert und wertgeschätzt. Die Qualität der Arbeitsergebnisse wird gesteigert. Probleme durch „Nicht-Info“ oder „Zu-spät“-Info vermieden. Die Mitarbeiter sind im Thema und damit auch in der Verantwortung. Die Führungskraft wirkt als starkes Vorbild und kann von ihren Führungskräften nun auch die Weitergabe der Information erwarten bzw. die Information durch die Mitarbeiter besser einfordern. Die Führungskraft durchdringt und versteht selbst die Informationen besser, wenn Sie diese an andere weitergibt und von diesen dazu Feedback erhält. Informationen werden gleichmäßiger verteilt.
Mit Blick auf die Weitergabe von Informationen daher heute die folgenden Fragen:
1. In welchem Umfang beachte ich bei Informationen neben der Sachebene auch die Beziehungsebene?
2. Wie informiere ich meine Mitarbeiter über wichtige Themen im Unternehmen?
3. Welche Formate sind für mich am besten geeignet, Informationen weiter zu geben?
4. Wie gehen meine Führungskräfte mit dem Thema Informationsweitergabe um?
5. Was will ich zukünftig an diesem Thema verbessern?
Wie immer wünsche ich ein schönes Wochenende und viel Glück und Erfolg bei allem, was Sie tun.
Ihr / Euer Frank Bönning