Führungskräfte können ihren Verantwortungsbereich nur sicher im Griff behalten, wenn Sie die Fähigkeit besitzen, Aufgaben effektiv und effizient zu delegieren. Neben dieser Basis-Kompetenz müssen Führungskräfte zudem darauf achten, dass die einmal delegierten Aufgaben nicht unbemerkt den Weg wieder zurück auf ihren Schreibtisch finden. Einige Mitarbeiter haben ein sehr gutes Gespür dafür, was es braucht, um vom Chef erhaltene Aufgaben wieder zurück zu delegieren. Um eine Aufgabe oder ein mit der Aufgabe verbundenes Problem wieder los zu werden, sprechen die Mitarbeiter bewusst oder unbewusst Motive bei ihrem Chef an, deren Erfüllung dazu führt, dass die Aufgabe plötzlich wieder da ist, wo sie nicht hingehört – nämlich zurück beim Chef auf dem Tisch.
Die beim Chef angesprochenen Motive sind so unterschiedlich wie die Chefs selbst. Klassische Sätze, mit deren Hilfe die Aufgabe wieder beim Chef landet sind zum Beispiel: „Sie sind doch der mit der meisten Ahnung und Erfahrung in dem Thema. Wie sollen wir hier weiter vorgehen?“ Hier wird an den Experten-Status des Chefs als derjenige mit dem größten Fachwissen und der größten Erfahrung appelliert, was dem Chef natürlich dann gefällt, wenn er sich gerne in der Rolle des Experten sieht und auch so von seinen Mitarbeitern gesehen werden möchte.“ Gerne genommen ist auch der Satz: „Wir kommen hier nicht mehr weiter. Sie müssen uns helfen.“ Hier wird eventuell das Helfermotiv des Chefs adressiert, der diesem Wunsch – wenn er sich gerne in der Rolle des Helfers gegenüber seinen Mitarbeitern sieht – gerne nachkommt.
Letztendlich kommt es zu einem Tauschgeschäft. Der Chef nimmt die Aufgabe vom Mitarbeiter wieder zurück und bekommt dafür die Chance ein für sich wichtiges Motiv erfüllt zu sehen. Dieser Effekt wird auch als „Monkey Management“ bezeichnet, entsprechend dem sehr eingängigen Bild, dass sich der Chef von seinen Mitarbeitern meistens unbemerkt einen Affen auf die Schulter setzen lässt. Je nach Motiv ist das dann der Status-Monkey, der Experten-Monkey oder der Helfer-Monkey. Sehr schön ist dies im Buch von Jan Roy Edlund „Monkey-Management: Wie Manager in weniger Zeit mehr erreichen“ beschrieben.
Im Ergebnis kommt es also zu einer Rückdelegation von Aufgaben und die mit der Delegation verbundene Arbeitsentlastung schlägt fehl, denn die Aufgabe liegt wieder beim Chef. Neben der Aufgabe wird der Mitarbeiter auch gleich die Verantwortung für das Thema und den damit verbundenen Prozess los. Auf die Frage: „Wie sieht es denn in dem Thema aus?“ kommt dann die Antwort: „Aber Sie wollten doch…“.
Um diesen Effekt zu vermeiden ist der erste Schritt, dass sich die Führungskraft bewusst macht, für welche „Affen“ sie besonders empfänglich ist. Durch welche Ansprache fühlt sich die Führungskraft geschmeichelt? In welcher Rolle sieht sie sich selber gerne? Die des „Experten“, die des „Machers und Entscheiders“ oder die des „Helfers“ oder sind es noch ganz andere Motive, die hier im Spiel sind? Im 2. Schritt gilt es dann ein Bewusstsein zu entwickeln, in welchen Situationen diese Rolle von den Mitarbeitern angesprochen wird und sich dem Impuls nicht hinzugeben, diese Rolle auch anzunehmen sondern den Ball wieder zum Mitarbeiter zurück zu spielen.
Besondere Vorsicht ist vor allem dann geboten, wenn das Thema scheinbar nebenbei oder zwischen Tür und Angel angesprochen wird. Ein schnelles „Ja, ja… ich kümmere mich darum und melde mich“, reicht bereits für eine erfolgreiche Rückdelegation aus.
Um mehr Bewusstsein zum Thema Rückdelegation zu entwickelt daher heute die folgenden Fragen:
1. Wann habe ich das letzte Mal einen Affen von meinen Mitarbeitern angenommen?
2. Welche Motive = Affen sind dabei bei mir angesprochen worden?
3. Wie reagiere ich, wenn Mitarbeiter mir zwischen „Tür und Angel“ etwas mitteilen?
4. Wann habe ich zuletzt meinem Chef einen Affen auf die Schulter gesetzt?
5. Welche Motive kann ich bei meinem Chef ansprechen, damit er meine Affen übernimmt?
Wie immer wünsche ich ein schönes Wochenende und viel Glück und Erfolg bei allem, was Ihr tut.
Euer / Ihr Frank Bönning