Die aktuellen Diskussionen zur Frage, welche Geschäfte in der Corona-Krise wann wieder öffnen dürfen zeigen ein Problem, in das auch viele Unternehmen gerade mit einer dezentralen Unternehmensstruktur immer wieder geraten. Wie kann ein einheitliches Vorgehen in verschiedenen Einheiten (Bundesländern) sichergestellt werden, wenn einzelne Einheiten zu den (eigentlich) verabschiedeten gemeinsamen Regeln beginnen, Ausnahmen zu machen. Mit der ersten Ausnahme (die Öffnung große Möbelhäuser in NRW) wird ein Fass geöffnet, auf das nur sehr schwer wieder ein Deckel zu bekommen ist, denn mit der ersten Ausnahme wurden Begehrlichkeiten anderer Branchen geweckt und die Tatsache, dass eine erste Ausnahme gemacht wurde lässt darauf hoffen, dass auch andere Ausnahmen gemacht werden, wenn sie nur vehement genug eingefordert werden. Die Folge: „Öffnungsdiskussionsorgien“, wie es die Bundeskanzlerin sperrig formuliert hat. Eines steht jedoch fest: Ausnahmen sind stets der natürliche Feind der Konsequenz.
Unternehmen, die dezentral organisiert sind kennen dieses Problem. Sollen einheitliche Regeln und Prozesse, also bestimmte „Standards“ in dezentralen Unternehmensstrukturen konsequent umgesetzt werden, dann ist das schlimmste, was passieren kann, dass von diesen Regelungen immer wieder Ausnahmen gemacht werden. Dabei werden diese Ausnahmen in der Regel immer hervorragend begründet sein und in den „Besonderheiten“ der jeweiligen Einheit vor Ort liegen. Auch NRW wusste die Ausnahme sehr gut mit der einzigartigen Stärke der Möbelindustrie zu begründen.
Um dieses Problem zu lösen müssen durch die zentralen Entscheidungsträger, also in der Regel der Geschäftsführung eines Unternehmens vier Dinge beachtet werden.
Erstens die sehr kritische Prüfung, ob eine einheitliche Regelung wirklich zwingend erforderlich ist und welchen Zweck diese erfüllen soll.
Zweitens die Einbindung der Verantwortlichen vor Ort bei Festlegung der Ausgestaltung der Regelungen.
Drittens das Einfordern der Verbindlichkeit von den Verantwortlichen zu den festgelegten Regelungen und
Viertens das konsequente Handeln, wenn die getroffenen Vereinbarungen dann doch nicht eingehalten oder umgangen werden.
Am wichtigsten sind dabei die ersten beiden Punkte. Zunächst ist zu entscheiden, ob überhaupt eine einheitliche Regelung erforderlich ist. Hier sollte sich die Geschäftsführung sehr kritisch hinterfragen, wozu die einheitliche Regelung führen soll und was die tatsächlichen Probleme sind, wenn dieses Thema nicht einheitlich geregelt würde. Einheitlichkeit ist kein Selbstzweck sondern aus der einheitlichen Regelung muss ein klarer Nutzen erkennbar sein. Dies ist Grundvoraussetzung um später die Verbindlichkeit einzufordern und auch konsequent gegen Verstöße vorzugehen. Kann die Geschäftsführung den Sinn der einheitlichen Regelung nicht vermitteln, sollte sie lieber Abstand von der Regelung nehmen.
Ist die Notwendigkeit einer einheitlichen Regelung ausreichend geprüft und begründet, dann sollten die dezentral Verantwortlichen unbedingt in die Festlegung des Standards eingebunden werden. Das heißt keinesfalls, dass die für den Standard verantwortliche Stelle ihre Entscheidungs- und Gestaltungskompetenz aufgibt. Am Ende ist sie für den Standard verantwortlich. Aber die dezentralen Verantwortlichen sollten gehört werden und sich selber aktiv einbringen. Dies erleichtert sehr das Herstellen der notwendigen Verbindlichkeit im 3. Schritt und stellt sicher, dass praktikable und umsetzbare Standards gefunden werden können.
Wenn die Unternehmensführung Schritt 1+2 beherzigt, dann fällt es auch leichter, im 3. Schritt die erforderliche Verbindlichkeit zu den Standards einzufordern und bei Verstößen – 4. Schritt – diese konsequent zu sanktionieren. Manchmal müssen Standards aber auch angepasst werden, wenn sie sich in der Umsetzung als nicht praktikabel oder lückenhaft erweisen. Hier gilt: Lieber einen Standard bei Bedarf anpassen und zum neuen Standard erklären, als ungeeignete Standards bestehen zu lassen und beständig zu umgehen.
Daher heute zum Thema „Standards“ hier meine 5 Freitags-Fragen bezogen auf die aus Ihrer Sicht zwei wichtigsten Standards Ihres Verantwortungsbereiches:
1. Wozu dienen die Standards?
2. Wen habe ich in die Erarbeitung dieser Standards einbezogen?
3. Wie groß ist die Verbindlichkeit dieser Standards für die betroffenen Mitarbeiter?
4. Erreiche ich mit der Einhaltung der Standards, was ich mir erhofft habe?
5. Wie reagiere ich gewöhnliche, wenn sich Mitarbeiter nicht an diese Standards halten?
Wie immer wünsche ich ein schönes Wochenende und viel Glück und Erfolg bei allem, was Sie tun.
Ihr / Euer
Frank Bönning