Viele Führungskräfte wünschen sich von ihren Mitarbeiter eine leichte Erreichbarkeit und auch Mitarbeiter wünschen sich, wenn sie Gesprächsbedarf haben, dass ihre Führungskraft für sie ebenfalls erreichbar ist. Dies gilt ohne Frage während der „normalen“ Arbeitszeiten und ist wichtige Voraussetzung für eine intakte Führungsbeziehung.
Erfolgt der Kontaktversuch während eines Meetings oder kann aus anderen Gründen die Führungskraft oder der Mitarbeiter nicht erreicht werden, dann sollte so schnell wie möglich ein Rückruf erfolgen. Dies signalisiert, dass der jeweils andere den Kontaktversuch wahrnimmt und seinerseits aktiv wird und den Kontakt sucht – auch ein Zeichen von Wertschätzung des jeweils anderen.
Doch wie sieht das außerhalb „normaler“ Arbeitszeiten aus, etwa spät abends oder in den frühen Morgenstunden? Was passiert am Wochenende oder an Feiertagen unter der Woche? Und erst recht: Wie sieht es mit dem Wunsch nach Erreichbarkeit aus, wenn der Chef bzw. der Mitarbeiter für 2-3 Wochen im Urlaub sind?
Zunächst sollten sich Führungskräfte bewusst machen, dass die Notwendigkeit sich wechselseitig außerhalb der normalen Arbeitszeiten erreichen zu müssen, in der Regel nur ein Symptom für dahinter stehende Ursachen ist. Informations- und Entscheidungsprozesse müssen so gestaltet werden, dass die Notwendigkeit der wechselseitigen Erreichbarkeit außerhalb der normalen Arbeitszeiten, an Wochenenden und im Urlaub auf absolute Notfälle beschränkt sein muss. Überall wo dies nicht der Fall ist, können im Hintergrund eine Vielzahl anderer und sehr grundsätzlicher Probleme ursächlich sein. Mag es manchmal das dynamische Tagesgeschäft sein, welches außerhalb der Arbeitszeit die Erreichbarkeit fordert so lohnt sich vor allem ein Blick auf die Erreichbarkeit im Urlaub des jeweils anderen.
Wenn es immer wieder vorkommt, dass der Chef seine Mitarbeiter im Urlaub anrufen muss, dann kann dies darauf hindeuten, dass zu viel exklusives Know-How bei diesem Mitarbeiter vorhanden ist bzw. dass dessen Know-How bei seiner Abwesenheit nicht ausreichend anders verfügbar gemacht werden kann. Dies führt zur Abhängigkeit von diesem Mitarbeiter und zu erheblichen Problemen, sollte der Mitarbeiter für einen noch längeren Zeitraum ausfallen oder sogar das Unternehmen verlassen.
Fehlende bzw. unzureichende Vertretungsregelungen, eine fachliche Überforderung des Vertreters oder die mangelhafte Übergabe an den Vertreter können weitere Gründe sein ebenso wie unzureichende Dokumentation oder Verfügbarkeit von Informationen und Unterlagen während der Abwesenheit. Das Problem wird noch verschärft durch den Umstand, dass die urlaubsbedingte Abwesenheit eines Mitarbeiters ja planbar oft mit vielen Wochen oder Monaten Vorlauf erfolgt. Was passiert, wenn der Mitarbeiter ungeplant, zum Beispiel krankheitsbedingt für einen längeren Zeitraum ausfällt und dann gar nicht mehr zur Verfügung steht?
Nicht viel besser ist es, wenn umgekehrt Mitarbeiter immer wieder ihren Chef im Urlaub erreichen müssen. Oft sind hier die gleichen Ursachen am Werk, wenn nämlich zu viel exklusives Know-How und noch zusätzlich Entscheidungsrechte am Chef hängen, die eine Rücksprache immer wieder notwendig erscheinen lassen. Mancher Chef gefällt sich gar in der Rolle des "Experten" und "Entscheiders" ohne den in seiner Abwesenheit - auch im Urlaub - gar nichts geht.
Jede Führungskraft sollte für jeden ihren Mitarbeiter also durchspielen, was passiert, wenn der Mitarbeiter 3 Wochen im Urlaub ist und was passiert, wenn sie selbst 3 Wochen nicht da ist. Sind alle Prozesse und das Informationsmanagement so gestaltet, dass die Notwendigkeit einer Kontaktaufnahme tatsächlich auf absolute Notfälle beschränkt sein kann?
Wenn nein, dann ist es Aufgabe der Führungskraft zusammen mit den Mitarbeitern genau diesen Zielzustand herbeizuführen, denn nur dann wird die Voraussetzung geschaffen, wechselseitig in den Urlauben komplett „abzuschalten“ und die Akkus für die Zeit nach dem Urlaub wieder aufzuladen und nicht immer wieder für Entscheidungen und/oder Informationen "angezapft" zu werden. Letztendlich gilt: Im Urlaub sollten Mitarbeiter für ihre Führungskraft tabu sein und umgekehrt.
Zum Thema wechselseitiger Erreichbarkeit in der Urlaubszeit heute die folgenden Fragen:
1. Wie oft müssen mich meine Mitarbeiter in meinem Urlaub erreichen?
2. Wie oft muss ich meine Mitarbeiter in deren Urlaub erreichen?
3. Wie gefestigt sind die Vertretungsregelungen im Urlaub jeweils bei mir und meinen Mitarbeitern?
4. Von welchen Mitarbeitern bin ich besonders abhängig und fühle mich unwohl, wenn diese im Urlaub sind?
5. Was wünsche ich mir von meinen Mitarbeitern, damit ich unbesorgt in den Urlaub gehen kann?
Wie immer wünsche ich ein schönes Wochenende und viel Glück und Erfolg bei allem, was Sie tun.
Euer / Ihr Frank Bönning
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