Führungskräfte müssen auf den richtigen Aufgabenmix achten

Führungskräfte sind tagtäglich in den unterschiedlichsten Aufgaben befasst. Bei vielen Aufgaben sind sie fremdbestimmt oder die Aufgaben ergeben sich aus der Dringlichkeit des Tagesgeschäftes. Dabei sollten Führungskräfte darauf achten, dass Sie den richtigen Aufgabenmix zwischen den operativen und strategischen Aufgaben und ihren Führungsaufgaben finden. Auch für die Selbstführung muss genügend Zeit bleiben, um wirkungsvoll in der Rolle Führungskraft agieren zu können.


Auch wenn der optimale Aufgabenmix stark von der Führungsebene, also der Nähe zum operativen Geschäft abhängt und auch die Größe des zu führenden Teams eine Rolle spielt, müssen Führungskräfte darauf achten, dass der Anteil der operativen Aufgaben im Tagesgeschäft wenn möglich deutlich unter 50% bleibt. Nur so wird genügend Freiraum geschaffen für strategische Aufgaben – also die systematische nachhaltige Entwicklung und Optimierung des eigenen Verantwortungsbereiches – und vor allem für die erforderlichen Führungsaufgaben gegenüber den direkten Mitarbeitern.


Ein zu hoher operativer Aufgabenanteil ist in vielerlei Hinsicht kritisch, denn die Führungskraft gerät schnell in die Situation des Bauern, der gefragt wird, warum er den Zaun nicht repariert und antwortet: „ … weil ich die Hühner einfangen muss.“ Ein zu hoher Anteil operativer Aufgaben kann eben genau darin begründet liegen, dass Zeit für die nachhaltig Entwicklung des Bereiches fehlt, weil die operativen Aufgaben keine Zeit für diese strategische Entwicklung lassen. Teufelskreis Nummer 1.


Ähnlich kritisch ist es, wenn der hohe operative Anteil zu Lasten der Führungsaufgaben geht. Effektive Führung soll ja gerade dafür sorgen, dass sich die Führungskraft durch effektive Delegation und systematische Entwicklung ihrer Mitarbeiter von operativen Aufgaben entlasten kann. Zu wenig Zeit für Führung heißt damit, dass die Entlastung nicht stattfindet und zu viele operative Aufgaben bei der Führungskraft verbleiben, was wiederum keine Zeit für Führung lässt. Teufelskreis Nummer 2.


Zudem steigt die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit der Führungskraft und sie kann zum Flaschenhals werden, wenn der operative Anteil zu hoch ist. Auch die Führungskraft selbst leidet, denn bei hohen operativen Anteilen wird es besonders schwierig am Wochenende und im Urlaub wirklich abzuschalten. Zudem kann sie zum Mikromanagement neigen und die Potentiale der eigenen Mitarbeiter werden nicht ausgeschöpft, wenn das Operative zur „Chefsache“.


Durchbrechen lassen sich die beiden Teufelskreise nur von der operativen Seite her. Die Führungskraft muss für sich Klarheit schaffen, in welchen operativen Aufgaben sie in welchem Umfang eingebunden ist und bei jeder operativen Aufgabe prüfen, was nötig wäre, damit die Aufgabe durch eine andere Ressource erfüllt werden kann.


Mögliche Ressourcen sind dabei natürlich vor allem die eigenen Mitarbeiter, aber auch der eigene Chef oder Kollegen anderer Abteilungen kommen in Frage. Zweitens kann die Führungskraft prüfen, ob die operativen Aufgaben auf ihrem Tisch auch effizienter erledigt werden können, um auf diese Weise Zeit zu gewinnen. Schließlich kann sie prüfen, ob sie auch an anderen Stellen Zeit vergeudet, die woanders besser investiert wäre, etwa in ineffektiven oder ineffizienten Meetings oder durch Reisezeiten oder bei der reinen Dokumentation von Vorgängen.


Die gewonnene Zeit sollte Sie dann gleichermaßen in Strategie und Führung investieren, um den eigenen Verantwortungsbereich und die eigenen Mitarbeiter zu entwickeln und sich selbst zu entlasten.


Die fünf Führungsfragen zur Selbstreflektion daher heute einmal zu diesem Thema:


1. Wie hoch ist mein Anteil operativer Aufgaben aktuell?

2. War das schon immer so?

3. Was müsste passieren, damit ich mich von operativen Aufgaben entlasten kann?

4. Was würde ich mit der gewonnenen Zeit anstellen?

5. Wenn ich morgen unverhofft einen zusätzlichen Arbeitstag zur Verfügung hätte: Was würde ich an diesem Tag tun?


Wie immer wünsche ich viel Glück und erfolgt Erfolg bei allem, was Sie tun.

Ihr

Frank Bönning


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