Die Führungskraft als Überbringer schlechter Nachrichten – jetzt sind Abstand und Empathie gefragt

Vor allem im mittleren und im unteren Management können Führungskräfte in die Situation geraten, dass sie Entscheidungen gegenüber ihren Mitarbeitern zu kommunizieren und zu vertreten haben, die sie nicht selbst getroffen haben. Insbesondere wenn es um Entscheidungen mit gravierenden Auswirkungen auf den Mitarbeiter geht, sind 2 Dinge gefragt: Abstand und Empathie.


Abstand meint, dass sich die Führungskraft die getroffene Entscheidung und deren Folgen für den Mitarbeiter nicht zu eigen macht, wenn sie die Entscheidung nicht wirklich selbst getroffen hat. Ist etwa die Verlängerung eines befristeten Arbeitsvertrages nicht möglich und muss der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, weil es eine generelle Entscheidung der Unternehmensleitung gibt, keine Befristungen zu verlängern, dann ist dies nicht die Entscheidung der direkten Führungskraft, sondern eine Entscheidung, die auf anderer Ebene getroffen wurde. Die Führungskraft sollte sich daher diese Entscheidung nicht zu eigen machen und sich schon gar nicht für diese Entscheidung beim betroffenen Mitarbeiter entschuldigen.


Trotzdem steht die direkte Führungskraft in der Verantwortung, die „schlechte Nachricht“ dem Mitarbeiter angemessen zu kommunizieren und zu begründen. Hier ist Empathie gefragt, denn aus Sicht des Mitarbeiters stehen sehr viel stärker die Folgen der Entscheidung im Vordergrund als die Frage, wer die Entscheidung getroffen hat.


Die Entscheidung kann Emotionen auslösen wie Wut oder Trauer, die im direkten Gespräch mit der Führungskraft zum Tragen kommen und mit der die Führungskraft umgehen muss, obwohl sie die auslösende Entscheidung gar nicht getroffen hat und vielleicht sogar falsch findet. Hier ist Empathie gefragt, also die Fähigkeit, die Emotionen beim Mitarbeiter zu erkennen, anzuerkennen und angemessen damit umzugehen.


Der angemessene Umgang zeigt sich schon daran, wann und wie die Entscheidung kommuniziert wird. Die direkte Führungskraft ist hier in der Verantwortung. Sie hat die engste Beziehung zum Mitarbeiter und sollte sich bewusst machen, dass das Verkünden einer für den Mitarbeiter schlechten Entscheidung ihre ureigenste Aufgabe ist und nicht an die Personalabteilung oder den eigenen Chef delegiert werden kann. Auch sollte das Gespräch, wann immer möglich unter 4 Augen stattfinden. Es ist für den Mitarbeiter schon schlimm genug, die schlechte Nachricht an sich zu bekommen, noch schlimmer ist es, diese in einer „2 gegen 1“ – Situation zu erhalten. Emotionen zu zeigen – insbesondere, wenn es um Trauer geht – fällt zudem einer einzelne vertrauten Person gegenüber leichter als einer fremden Person, zu der der Mitarbeiter ansonsten keine enge Beziehung unterhält. Die Wahl des passenden Rahmens im geschützten Raum und das richtige Timing des Gesprächs, nämlich möglichst zeitnah zur getroffenen Entscheidung, liegen ebenfalls in der Verantwortung der Führungskraft.


Schließlich sollte die Führungskraft im Vorfeld sichergestellt haben, das sie im Prozess der Entscheidungsfindung alles im Interesse des Mitarbeiters Notwendige getan hat, etwa dass die Entscheidung nicht zu spät oder zu früh getroffen wird und das mögliche Alternativen und Optionen, zu einer für die Beteiligten besseren Lösung zu kommen, ausgeschöpft wurden. Auch ist sie für die Transparenz im Entscheidungsprozess verantwortlich und sie darf auch keine falschen Erwartungen auf (positive) Entscheidungen wecken, die sie selbst nicht treffen kann.


Wenn dieser Prozess und das Gespräch selbst verantwortungsvoll gestaltet wurden, dann kann die Führungskraft selbstbewusst in den Spiegel schauen und sich sagen, dass sie ihren Teil der Verantwortung in diesem Entscheidungsprozess übernommen und damit im Interesse des Mitarbeiters gehandelt hat. Sie kann trotzdem mitfühlend sein und die Entscheidung und die Folgen für den Mitarbeiter bedauern, sollte aber eben auch akzeptieren, dass es immer wieder übergeordnete Entscheidungen geben kann, die sie nicht ändern kann.


Zum Thema „Überbringen schlechter Nachrichten“ heute die folgenden 5 Fragen:


1. Wann musste ich das letzte Mal schlechte Nachrichten überbringen?

2. Wie geht es mir selbst damit, wenn ich meinen Mitarbeitern schlechte Nachrichten überbringen muss?

3. Wann habe ich mich das letzte Mal hinter der Entscheidung eines anderen versteckt?

4. Was würde mir am meisten helfen, wenn ich einem Mitarbeiter eine schlechte Nachricht überbringen muss?

5. Wie stelle ich sicher, dass ich Mitarbeiter mit schlechten Nachrichten nicht überrasche?


Wie immer wünsche ich bereits jetzt ein schönes Wochenende und viel Glück und Erfolg bei allem, was Ihr tut.

Euer Frank


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